Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán

Bài viết này, Dịch vụ kế toán Bảo An sẽ cùng các bạn tìm hiểu chi tiết về mô hình hoạt động của phần mềm kế toán. Thông thường hoạt động của một phần mềm kế toán được chia làm 3 công đoạn là : Nhận dữ liệu, xử lý và kết xuất dữ liệu đầu ra.

Công đoạn 1 : Nhận dữ liệu đầu vào

Trong công đoạn này người sử dụng phải tự phân loại các chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động kinh tế sau đó nhập bằng tay vào hệ thống tùy theo đặc điểm của từng phần mềm cụ thể.
Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào trong máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu.

Công đoạn 2 : Xử lý

Công đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các thông tin tài chính kế toán dựa trên thông tin của các chứng từừ đã nhập trong công đoạn 1 để làm căn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kế trong công đoạn sau:
Trong công đoạn này sau khi người sử dụng quyết định ghi thông tin chứng từ đã nhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hoạch toán) phần mềm sẽ tiến hành trích lọc các thông tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các nhật ký, sổ chi tiết liên quan, đồng thời ghi các bút hoạch toán lên sổ cái và tính toán lưu giữ kết quả cân đối của từng tài khoản.

Công đoạn 3 : Kết xuất dữ liệu đầu ra

Căn cứ trên kết quả xử lý dữ liệu kế toán trong công đoạn 2, phần mềm tự động kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiếtết, báo cáo thống kê, phân tích,... Từ đó, Người sử dụng có thể xem lưu, in ấn hoặc xuất khẩu dữ liệu, để phục cụ cho các mục đích phân tích, thống kế, quản trị hoặc xuất khẩu dữ liệu,...để phục vụ cho các mục đích phân tích, thống kế, quản trị hoặc kết nối với các hệ thống phần mềm khác.
Tùy theo nhu cầu của người sử dụng thực tế cũng như khả năng của từng phần mềm kế toán, người sử dụng có thể thêm, bớt hoặc chỉnh sửa các báo cáo nhắm đáp ứng được yêu cầu quản trị của đơn vị.
Tóm lại, mô hình hoạt động trên cho thấy các chứng từ mặc dù có thể được nhập vào hệ thống nhưng có được đưa vào hoạch toán hay không hoàn toán là do con người quyết định. Điều này dường như đã mô phỏng lại được khá sát với quy trình ghi chép của kế toán thủ công.
Trong chuyên mục Tự học kế toán bài tiếp theo dịch vụ kế toán Bảo An sẽ cùng các bạn tìm hiểu tính ưu việt của phần mềm kế toán so với kế toán thủ công.
Dịch vụ kế toán Bảo An xin chúc các bạn làm tốt.