Khai Báo Danh Mục cho phần mềm kế toán

Sau khi tiến hành mở sổ kế toán, để nhập được số dư ban đầu và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên phần mềm kế toán trước hết kế toán phải khai báo một số danh mục liên quan. Dịch vụ kế toán Bảo An xin đưa ra các danh mục cần khai báo trước khi nhập số dư ban đầu như:

Danh mục Loại hoặc Nhóm Khách hàng, nhà cung cấp

NSD khai báo danh mục Loại hoặc Nhóm Khách hàng, Nhà cung cấp để thiết lập các loại khách hàng, nhà cung cấp khác nhau nhưng có cùng một tính chất như: cùng địa bàn hoạt động, cùng cung cấp một mặt hàng, nhóm mặt hàng,… tiện cho công tác quản lý các đối tượng của đơn vị. Phương pháp đặt mã hiệu sẽ được trình bày rõ hơn ở phần Danh mục Khách hàng, Nhà cung cấp. NSD vào menu Danh mục\Nhóm khách hàng nhà cung cấp để tiến hành khai báo các thông tin liên quan.

Danh mục Khách hàng, Nhà cung cấp

Danh mục này được NSD khai báo nhằm lập báo cáo thống kê mua, bán hàng hóa và theo dõi công nợ chi tiết đến từng khách hàng, nhà cung cấp. Mỗi khách hàng, nhà cung cấp sẽ được nhận diện bằng mã khác nhau gọi là mã khách hàng, nhà cung cấp. Mã này thông thường sẽ do NSD đặt sao cho phù hợp với mô hình hoạt động và quản lý của doanh nghiệp. Có rất nhiều phương pháp đặt mã khác nhau, các phương pháp này phụ thuộc vào yêu cầu tổ chức quản lý đối tượng và phụ thuộc vào tính chất của từng đối tượng cụ thể.
Một số điểm lưu ý khi thiết lập mã khách hàng, nhà cung cấp trong các phần
mềm kế toán:
• Mỗi khách hàng hoặc nhà cung cấp phải được đặt một mã khác nhau.
• Không nên đưa ra một mã mà thành phần thông tin trong mã đó lại là của một mã khác. VD: Mã 1: CTY_NHATQUANG (Công ty Nhật Quang), mã 2: CTY_NHAT (Công ty Nhật)
Để khai báo danh mục khách hàng, nhà cung cấp, NSD tiến hành như sau:
- Vào menu Danh mục\Khách hàng nhà cung cấp
- Chọn Thêm trên thanh công cụ để thêm mới khách hàng nhà cung cấp

Dịch vụ kế toán Bảo An hướng dẫn thêm mới khách hàng nhà cung cấp

- Khai báo các thông tin liên quan về khách hàng, nhà cung cấp sau đó nhấn <<Cất>> để lưu chứng từ vừa nhập.
Mỗi khách hàng, nhà cung cấp có thể liên quan đến mọi tài khoản công nợ. Vì vậy, thông qua mã khách hàng, nhà cung cấp NSD có thể xem được các báo cáo công nợ không chỉ liên quan đến một tài khoản công nợ mà liên quan đến mọi tài khoản công nợ của khách hàng, nhà cung cấp đó. Phần mềm sẽ tự động cộng gộp theo danh mục khách hàng, nhà cung cấp các phát sinh, số dư tài khoản để có các sổ tổng hợp phát sinh, số dư các tài khoản công nợ theo từng đối tượng.

Danh mục Loại vật tư hàng hóa công cụ dụng cụ và danh mục Vật tư hàng hóa công cụ dụng cụ

Danh mục loại vật tư hàng hóa, công cụ dụng cụ cho phép NSD thiết lập các loại vật tư, công cụ dụng cụ khác nhau để tiện cho công tác quản lý vật tư, hàng hóa của doanh nghiệp. Ví dụ: Công cụ dụng cụ, vật tư, dịch vụ, hàng hóa, thành phẩm… tùy vào đặc thù sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp.
Để khai báo danh mục loại Vật tư hàng hóa, NSD tiến hành như sau:
- Vào menu Danh mục\Loại vật tư hàng hóa
- Nhấn Thêm trên thanh công cụ để thêm mới loại vật tư hàng hóa
- Khai báo các thông tin liên quan đến Loại vật tư hàng hóa sau đó nhấn
"Cất" để lưu chứng từ vừa nhập
Danh mục Vật tư hàng hóa, công cụ dụng cụ dùng để quản lý tình hình nhập, xuất, tồn của các vật tư hàng hóa.
Mỗi vật tư, hàng hóa sẽ mang một mã riêng. Việc đặt mã hiệu cho vật tư, hàng hóa cũng giống như đặt mã hiệu cho đối tượng khách hàng, nhà cung cấp, nó do NSD tự đặt sao cho thuận tiện nhất và dễ nhớ nhất phù hợp với công tác quản lý vật tư, hàng hóa tại doanh nghiệp. Thông thường các doanh nghiệp hay lựa chọn cách đặt mã theo tên của vật tư, hàng hóa. Trong trường hợp cùng một vật tư nhưng có nhiều loại khác nhau thì NSD có thể bổ sung thêm đặc trưng của vật tư, hàng hóa đó.
Việc đặt mã cho vật tư, hàng hóa trong bảng mã vật tư, hàng hóa tương ứng với việc mở thẻ (sổ) chi tiết để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vật tư, hàng hóa, thành phẩm trong kế toán thủ công.
Để khai báo danh mục Vật tư hàng hóa, NSD tiến hành như sau:
- Vào menu Danh mục\Vật tư hàng hóa
- Nhấn Thêm trên thanh công cụ để thêm mới vật tư hàng hóa
- NSD khai báo các thông tin liên quan đến Vật tư hàng hóa sau đó nhấn <<Cất>> để lưu chứng từ vừa nhập

Danh mục Đối tượng tập hợp chi phí

Đối tượng tập hợp chi phí là phạm vi, giới hạn mà các chi phí phát sinh được tập hợp theo phạm vi, giới hạn đó. Danh mục Đối tượng tập hợp chi phí được thiết lập để tập hợp các yếu tố chi phí theo từng đối tượng tính giá thành khi phát sinh các chi phí liên quan trực tiếp đến đối tượng đó, đối với các chi phí chung sẽ được tập hợp chung và cuối kỳ phân bổ cho từng đối tượng tập hợp chi phí theo từng tiêu thức nhất định.
Để khai báo danh mục đối tượng tập hợp chi phí, NSD tiến hành như sau:
- Vào menu Danh mục\Đối tượng tập hợp chi phí
- Nhấn Thêm trên thanh công cụ để thêm mới đối tượng tập hợp chi phí
Khai báo các thông tin liên quan đến Đối tượng tập hợp chi phí sau đó
nhấn <<Cất>> để lưu chứng từ vừa nhập

Danh mục loại Tài sản cố định và danh mục Tài sản cố định

Danh mục loại Tài sản cố định cho phép thiết lập danh mục loại TSCĐ được sử dụng cho doanh nghiệp, phục vụ cho công tác hạch toán và trích khấu hao TSCĐ. Hệ thống đã cập nhật sẵn một danh mục TSCĐ theo thống kê danh mục TSCĐ của Bộ Tài chính tại menu Danh mục\Loại tài sản cố định. Tuy nhiên, NSD có thể thay đổi danh mục này cho phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Danh mục TSCĐ dùng để quản lý các TSCĐ mà doanh nghiệp sử dụng. Mỗi TSCĐ được mang một mã hiệu riêng và cùng với các thông tin về tài sản như: tỷ lệ khấu hao, cách tính khấu hao, nguyên giá, giá trị khấu hao năm, hao mòn lũy kế… Căn cứ vào các thông tin khai báo để theo dõi TSCĐ từ lúc ghi tăng cho đến khi tính khấu hao và thanh lý, nhượng bán. Việc đặt mã này cũng do NSD quyết định. Việc đặt mã hiệu cho TSCĐ trong bảng mã tài sản cố định tương ứng với việc mở thẻ (sổ) chi tiết TSCĐ để theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến TSCĐ trong kế toán thủ công.
Để khai báo danh mục Tài sản cố định trên phần mềm kế toán, NSD tiến hành như sau:
- Vào menu Danh mục\Tài sản cố định
- Nhấn Thêm trên thanh công cụ để thêm mới Tài sản cố định
- Khai báo các thông tin liên quan đến Tài sản cố định sau đó nhấn <<Cất>> để lưu TSCĐ.

Dịch vụ kế toán Bảo An hướng dẫn thêm mới tài sản cố định

Danh mục Ngân hàng và tài khoản ngân hàng

Danh mục ngân hàng dùng để khai báo thông tin về các ngân hàng mà doanh nghiệp mở nhằm phục vụ cho việc thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp qua tài khoản tiền gửi tại ngân hàng. Danh mục tài khoản ngân hàng dùng để khai báo các tài khoản ngân hàng để lấy thông tin về các tài khoản này lên các chứng từ giao dịch liên quan như : Nộp tiền vào tài khoản, Séc/Ủy nhiệm chi… Để khai báo danh mục loại Tài khoản ngân hàng, NSD tiến hành như sau:
- Vào menu Danh mục\Tài khoản ngân hàng
- Nhấn Thêm trên thanh công cụ để thêm mới Tài khoản ngân hàng
- Khai báo các thông tin liên quan đến Tài khoản ngân hàng sau đó nhấn
<<Cất>> để lưu chứng từ vừa nhập

Danh mục Phòng ban

Danh mục phòng ban cho phép NSD thiết lập danh sách toàn bộ các phòng ban quản lý nhân viên trong doanh nghiệp. Danh mục phòng ban không chỉ phục vụ cho công việc tính lương mà còn sử dụng cho công việc theo dõi TSCĐ, CCDC. Để tiến hành khai báo danh mục phòng ban, NSD tiến hành như sau:
- Vào menu Danh mục\Phòng ban
- Nhấn <<Thêm>> để tiến hành khai báo phòng ban

Dịch vụ kế toán Bảo An hướng dẫn thêm phòng ban

- Nhập mã, tên phòng ban
- Nhập tài khoản hạch toán chi phí lương tương ứng với phòng ban
- Nhấn <<Cất>> để lưu chứng từ vừa nhập.

Danh mục Nhân viên

Cho phép khai báo các thông tin liên quan đến nhân viên trong doanh nghiệp phục vụ cho việc quản lý và trả lương. Để khai báo danh mục nhân viên, NSD tiến hành như sau:
- Vào menu Danh mục\Nhân viên
- Nhấn <<Thêm mới>> để tiến hành khai báo mới nhân viên
- Nhập đầy đủ các thông tin liên quan.
- Nhấn <<Cất>> để lưu chứng từ vừa nhập.

Dịch vụ kế toán Bảo An hướng dẫn thêm mới nhân viên

Ngoài ra, NSD còn có thể khai báo các danh mục khác như: kho, định mức nguyên vật liệu, cổ đông… Việc khai báo các danh mục được thao tác tương tự các danh mục trên.
Dịch vụ kế toán Bảo An xin chúc các bạn làm tốt!


Nguồn : http://ketoanthuebaoan.com/khai-bao-danh-muc-cho-phan-mem-ke-toan/