Điều kiện cho việc áp dụng phần mềm kế toán

Trong bài viết này, Dịch vụ kế toán Bảo An sẽ cùng các bạn tìm hiểu điều kiện cho việc áp dụng phần mềm kế toán vào trong thực tế của các doanh nghiệp.

Đảm bảo điều kiện kỹ thuật

Lựa chọn phần mềm phù hợp với hoạt động kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp.
Trang bị hệ thống thiết bị về tin học phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, trình độ tin học của cán bộ quản lý, đội ngũ nhân viên kế toán.
Sử dụng thử nghiệm phần mềm mới. Sau quá trình thử nghiệm, nếu phần mềm kế toán đáp ứng được tiêu chuẩn của phần mềm kế toán vào yêu cầu kế toán của đơn vị thì đơn vị mới triển khai áp dụng chính thức.
Xây dựng quy chế sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính như : quản lý máy chủ (nếu có); quản lý dữ liệu; kiểm tra, kiểm soát việc đưa thông tin từ ngoài vào hệ thống; thực hiện công việc sao lưu dữ liệu định kỳ; phân quyền đối với các máy nhập và xử lý số liệu....
Tổ chức trang bị và sử dụng các thiết bị lưu trữ an toàn cho hệ thống, bố ốtrí và vận hàng theo đúng yêu cầu kỹ thuật.

Đảm bảo điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán

Lựa chọn hoặc tổ chức đào tạo cán bộ kế toán có đủ trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán và tin học.
Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các khâu trong công việc : lập chứng từ vào máy; kiểm tra việc nhập số liệu vào máy; thực hiện các thao tác trên máy theo yêu cầu của phần mềm kế toán; phân tích các số liệu trên sổ kế toán và báo cáo tài chính. quản trị mạng và quản trị thông tin kế toán.

Quy định rõ trách nhiện, yêu cầu bảo mật dữ liệu trên máy tính; chức năng, nhiệm vụ của từng người sử dụng trong hệ thống; ban hành quy chế quản lý dữ liệu, quy định chức năng, quyền hạn của từng nhân viên; quy định danh mục thông tin không được phép lưu chuyển.

Đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán

Đối với các đơn vị kế toán có các đơn vị kế toan trực thuộc ( Tổng công ty, công ty mẹ,...) phải lâp báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính hợpợp nhất, thì cần chỉ đạo cho các đơn vị kế toán trực thuộc sử dụng phần mềm kế toán sao cho thuận tiện trong việc kết nối thông tin, số liệu báo cáo.
Như vậy, qua bài viết này các bạn có thể hiểu rõ một phần mềm kế toán phải có ba tiêu chuẩn tối thiểu là "Đảm bảo điều kiện kỹ thuật ", " đảm bảo điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán" và " đảm bảo tính thống nhất trong công tác kế toán" mới được đưa vào sử dụng trong các doanh nghiệp.
Dịch vụ kế toán Bảo An xin chúc các bạn làm tốt!